Agenda de citas

Si tu negocio trabaja con citas —una clínica, un estudio jurídico, un taller, una consulta— la Agenda es donde acaban las peticiones que llegan por WhatsApp. No es un calendario que hay que llenar a mano: las citas entran solas desde tus flujos y desde tus agentes de IA, y en el panel se les da hora, profesional y modalidad.

Cómo llega una cita

Hay dos caminos, y conviene entender la diferencia porque cambia cuánto trabajo queda para una persona.

Desde un flujo: llega una preferencia

Cuando un cliente recorre un flujo de citas y aprieta el botón de confirmar, se crea una cita en estado Sin agendar. Trae el nombre, el teléfono, el motivo y lo que el cliente eligió («mañana, en la tarde»), pero no trae hora exacta.

El motivo es que los botones de un flujo son fijos: se escriben al diseñarlo y no cambian según quién esté escribiendo, así que un flujo no puede ofrecer los huecos que de verdad quedan libres esta tarde. Por eso el bot le dice al cliente algo como «en unos minutos te confirmamos la hora exacta» — y esa confirmación la hace una persona desde el panel.

Desde un agente de IA: llega la cita ya puesta

Un agente de IA no tiene esa limitación: decide qué decir en cada mensaje, así que puede consultar la disponibilidad real, ofrecerla en el chat y reservar la hora que el cliente acepte. La cita llega al calendario ya Confirmada, sin que nadie la toque.

La pantalla de Agenda

Agenda muestra un día a la vez, con dos zonas:

• La rejilla de horarios. El día partido en huecos según la duración que hayas configurado. Cada hueco dice cuántas citas admite y cuántas tiene, y se ve lleno cuando ya no cabe nadie.
• Las listas laterales. Sin agendar son las peticiones que esperan hora, Urgencias las marcadas como urgentes y Próximas las que ya tienen hora.

Si tienes profesionales dados de alta, arriba aparecen pestañas: una por profesional, una Agenda general al final, y Todos, que es la que se abre por defecto y fusiona todas las agendas en una sola rejilla para ver de un vistazo dónde queda sitio.

Una cita pasa por estos estados:

Darle hora a una cita

Desde la propia cita se hace el resto: Editar datos (paciente, teléfono, motivo, tipo de paciente, notas y si es urgente), Marcar atendida, No asistió y Cancelar cita. Para moverla de hora, se selecciona y se toca el hueco nuevo: el anterior queda libre al instante.

Profesionales y horarios

Todo lo de la agenda se configura en Configuración → Agenda, y esa pantalla es solo para el propietario y los administradores: el horario y el cupo son decisiones del negocio.

• Agenda activa. El interruptor general del módulo.
• Zona horaria. En la que se leen los horarios de abajo y en la que se pintan todas las horas.
• Duración de cada cita. Lo que mide un hueco de la rejilla.
• Citas a la vez. Cuántas caben en el mismo hueco. Es el cupo.
• Horario de atención. Los tramos de cada día de la semana. Un día sin tramos es Cerrado.

Cuando cada persona tiene su propia agenda

En Profesionales se dan de alta las personas (o los recursos: un sillón, un box, una sala). Cada uno lleva:

• Nombre. El que el cliente va a decir por WhatsApp: conviene «Dra. Ana Ramírez», no «RAM-01».
• Especialidad o nota. Lo que hace. La IA la usa para entender a quién pide el cliente cuando dice «un ortodoncista» en vez de un nombre.
• Citas por horario. Su propio cupo, independiente del de los demás.
• Horario propio. Opcional. Sin él hereda el del negocio; también se puede marcar No atiende.
• Color. Para distinguirlo en la rejilla.
• Solo atiende esta especialidad. Lo saca del «me da igual con quién» del bot. Si el cliente lo pide por su nombre, se le sigue ofreciendo — pedir a alguien por su nombre es una elección del cliente, no una deducción del sistema.

Un profesional desactivado no recibe citas nuevas pero conserva las que ya tenía, y sigue apareciendo en la rejilla los días en que las tiene. Para borrarlo hace falta que esté desactivado y sin ninguna cita: el «con quién» del historial no se vacía.

Con Usar solo agendas por profesional se apaga la agenda general, para un negocio donde toda cita es con alguien concreto. Apagarla impide crear citas nuevas sin profesional, pero no esconde las que ya existan; y si no hay ningún profesional activo el interruptor no se puede usar, porque entonces la general es la única agenda que hay.

Presencial o por videollamada

Cada tramo del horario puede decir cómo se atiende a esas horas: presencial, por videollamada, o las dos. «Lunes de 9 a 13 en el consultorio, de 15 a 19 por videollamada» se escribe tal cual en el horario. Si no marcas nada, tu negocio no distingue y todo sigue como antes.

• La rejilla pinta un icono por hueco, y cada cita muestra su modalidad.
• Al colocar en un tramo que admite las dos se pregunta, y Sin decidir es una respuesta legítima. En un tramo de una sola forma no se pregunta.
• El operador puede corregir la modalidad después desde la ficha de la cita, sin moverla de hora: si el cliente llama y dice que al final se conecta, se deja escrito.

FlujosChat no genera el enlace de la videollamada. Hoy se escribe a mano en las notas de la cita.

Que la IA agende sola

Para que un agente ofrezca huecos reales y reserve, se le enciende la capacidad Agenda de citas desde IA → Herramientas y se le ata al agente como cualquier otra herramienta. Viene apagada: que el bot toque el calendario tiene que ser una decisión.

Con ella el agente puede, dentro de la conversación:

• Consultar los horarios libres de los próximos días, con un profesional concreto o con quien haya sitio.
• Agendar la cita en la hora que el cliente acepte, con la modalidad que pida.
• Reprogramar la cita de ese cliente. Mueve la misma cita: no crea una segunda ni deja el hueco viejo bloqueado.
• Cancelar la cita de ese cliente.

El agente solo puede tocar las citas de la conversación en la que está. No hay forma de que le agende, mueva o cancele una cita a otra persona.

Avisar al profesional

Cuando la IA agenda o reprograma una cita, al profesional le llega un WhatsApp a su celular con los datos. Es lo que evita que alguien se entere de su agenda solo si abre el panel.

Solo avisa lo que hace la IA: una cita que coloca un operador desde el calendario no manda nada, porque avisarle de lo que él acaba de hacer con el ratón es ruido.

A qué números

En Avisos al profesional se escriben los números del negocio, y en la ficha de cada profesional los suyos. Se admiten varios por ficha (hasta diez): el aviso lo suele mirar más de una persona —la doctora y la recepción, el abogado y su asistente—.

Todo número lleva código de país (+51…). Si uno está mal escrito, no se guarda ninguno y el mensaje de error dice cuál falla: guardar media lista en silencio es un fallo que solo se descubre semanas después, cuando falta un aviso.

Cada profesional tiene que escribirle al negocio una vez

Ojo con una consecuencia: ese «hola» entra como una conversación normal, así que el bot puede contestarle — y si el agente tiene la capacidad de agenda, hasta agendarle una cita. Abre esa conversación en la bandeja y usa Pausar bot. El panel te lo recuerda en los tres sitios donde se escriben estos números.

Si pasadas 24 horas sin que escriba el aviso rebota, el motivo queda escrito en la ficha de la cita, con la salida concreta. Con varios destinatarios se anota número por número, porque lo normal es que falle uno y no todos.

Qué dice el aviso

Hay un texto por defecto que funciona sin configurar nada. Si quieres el tuyo, se escribe en Mensaje, y admite marcadores que se rellenan con los datos de cada cita: {{cliente.nombre}}, {{cliente.telefono}}, {{cita.fecha}}, {{cita.hora}}, {{cita.especialista}}, {{cita.servicio}}, {{cita.modalidad}} y cualquier campo personalizado con {{campo.<nombre>}}.

Ahí está el truco del «resumen del caso»: no es una casilla del sistema, es un campo personalizado que creas tú y que el marcador trae. Para que la IA lo rellene sola, el agente necesita además la capacidad contacto.

El texto se puede afinar en varios niveles, del más específico al más general:

• El del profesional para ese tipo de cita (presencial o videollamada).
• El texto propio del profesional.
• El del negocio para ese tipo de cita.
• El del negocio, general.
• Si no hay ninguno, el texto por defecto.

Los dos cuadros por modalidad viven detrás de un interruptor apagado. Hace falta porque lo que hay que decir cambia de verdad: en una presencial, dónde es y qué lleva el cliente; en una videollamada, a qué número llamarlo. Apagar el interruptor borra esos textos — dejarlos guardados y sin usar es un fantasma que reaparece meses después.

El recordatorio al cliente

Una cita confirmada puede recordarse al cliente unas horas antes. Se configura en Recordatorio: cuántas horas de antelación y qué plantilla aprobada se manda.

Cada cita recibe su recordatorio una sola vez. Al reprogramarla se rearma con la hora nueva, y al cancelarla se apaga. Si la cita ya pasó (por ejemplo, tras una caída), no se manda: llegar tarde pero antes de la cita sirve; después, no.

Lo que no hace

• Un flujo no ofrece horarios reales. Para eso hace falta un agente de IA con la capacidad de agenda.
• No hay sincronización con Google Calendar ni con otros calendarios externos.
• El cliente no reprograma desde WhatsApp por su cuenta, salvo pidiéndoselo a un agente de IA que tenga la capacidad encendida.
• No se arrastran citas en el calendario. Se selecciona la cita y se toca el hueco.
• No hay recordatorio al profesional minutos antes de su cita. El aviso llega cuando se agenda, no cuando se acerca.
• El cupo no distingue modalidad. No se puede decir «tres videollamadas a la vez pero solo una presencial»: el cupo es del hueco.